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Administrative Assistant - Luxembourg (Capellen)

Capellen Permanent Work from home View Job Description
En tant qu'Assistant.e Administratif.ve, vous apporterez un soutien essentiel à une équipe de consultants en assurant le suivi administratif quotidien, la coordination logistique et la gestion des informations clés. Vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement d'un projet stratégique, tout en développant des compétences variées et valorisantes au sein d'un environnement professionnel collaboratif.

Added 30/01/2026

  • Fonction variée
  • Excellente opportunité pour une première expérience

About Our Client

Vous rejoindrez la filiale luxembourgeoise d'un groupe international actif dans la consultance, comptant plus ou moins 30 collaborateurs sur son site de Capellen.
L'équipe, motivée et dynamique, travaille sur des projets de support informatique pour des clients institutionnels, dans un cadre professionnel structuré mais convivial.
Le poste est rattaché à un projet existant, avec une volonté d'intégrer rapidement un·e nouveau·lle collègue prêt·e à contribuer à la réussite de l'équipe.

Job Description



Vos missions couvriront un large éventail de tâches administratives, notamment :

  • Suivi des consultants : collecte et contrôle des timesheets, validation auprès du client.
  • Planification des services "on call" (gardes) et mise à jour des plannings.
  • Gestion documentaire : récolte des documents administratifs, mise à jour d'un tableau de suivi, préparation des données nécessaires à l'accès des nouveaux arrivants.
  • Organisation logistique : réservation des places de parking, coordination de l'onboarding des nouveaux collaborateurs.
  • Gestion des notes de frais et transmission pour la facturation au client.
  • Participation aux réunions internes : prise des notes de réunion durant les management meetings.
  • Utilisation d'outils internes pour faciliter le suivi administratif.
  • Déplacements occasionnels chez le client (véhicule indispensable).

The Successful Applicant

  • Profil junior ou en début de carrière, motivé par les tâches administratives.
  • Sens aigu de l'organisation, de la rigueur et du suivi.
  • À l'aise pour interagir avec différentes équipes et poser des questions lorsque nécessaire.
  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des processus précis.
  • Bon niveau en français et aisance en anglais.
  • Permis de conduire et véhicule personnel indispensables pour quelques déplacements.
  • Envie d'évoluer dans un environnement collaboratif et orienté service.

What's on Offer

  • Un contrat en CDI après une période d'essai de 6 mois
  • Un salaire brut très attractif, conforme au marché luxembourgeois
  • Des chèques repas
  • Une assurance hospitalisation
  • Un environnement dynamique
Contact
Gwennolée Van Steenbergh
Quote job ref
JN-012026-6935855

Job summary

Sector
Business Support
Sub Sector
Administrator
Industry
Business Services
Location
Capellen
Contract Type
Permanent
Consultant name
Gwennolée Van Steenbergh
Job Reference
JN-012026-6935855
Remote or office
Work from home

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