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Office Assistant (H/F/X)

Brussels-city Permanent View Job Description
En tant qu'Office Assistant, vous serez en première ligne pour accueillir les visiteurs, gérer l'accueil physique et téléphonique, tout en soutenant l'organisation dans ses besoins logistiques et administratifs quotidiens. Vous jouerez également un rôle actif dans le suivi des obligations liées à la sécurité et au bon fonctionnement des bureaux.

Mise à jour 10/07/2025

  • Vous parlez français, néerlandais et anglais.
  • Vous êtes dynamique et êtes à l'aise avec les gens.

À propos de notre client

Nous recrutons, pour le compte de l'un de nos clients basé à Bruxelles, un·e Office Assistant dans le cadre d'un rôle clé au sein du département Office Management.

Description du poste

  • Accueillir les visiteurs à la réception avec professionnalisme, les orienter et les annoncer.
  • Gérer les appels téléphoniques entrants et la boîte mail de la réception.
  • Traiter le courrier quotidien (réception et envoi).
  • Veiller à la bonne présentation et à l'approvisionnement de la zone d'accueil.
  • Fournir un soutien logistique : gestion des salles de réunion, commandes de fournitures, coordination des services de restauration et entretien (imprimantes, machines à café, etc.).
  • Assurer la sécurité des lieux (contrôle d'accès, procédures d'urgence).
  • Gérer les bons de commande et le suivi des factures liés aux services de réception.
  • Être le point de contact du service informatique pour les sujets locaux.
  • Coordonner les actions liées à la gestion des bureaux et à la sécurité : évaluation annuelle des risques, exercices d'évacuation, maintenance des équipements, audits sécurité, relations avec les consultants EHS.
  • Suivre les formations obligatoires en matière de sécurité (secourisme, etc.).
  • Apporter un soutien administratif aux démarches de certifications.
  • Mettre à jour annuellement les plans de gestion de crise et de continuité d'activité.



Profil recherché

  • Vous justifiez d'une première expérience dans une fonction similaire.
  • Une certification de Conseiller en prévention est un atout.
  • Bonne maîtrise de MS Office et Outlook.
  • Résilience, autonomie, résistance au stress, et esprit d'initiative.
  • Excellente capacité d'organisation et gestion des priorités.
  • Bonnes compétences en communication orale et écrite en français, néerlandais et anglais.
  • Sens du service client et capacité à « mettre la main à la pâte » lorsque nécessaire.



Informations complémentaires

  • Un contrat long terme et en temps plein.
  • Un environnement de travail valorisant une culture inclusive.
  • Un poste stimulant avec des responsabilités variées.
Contact
Julie Poubeau
Indiquer la référence de l'offre
JN-062025-6766224

Résumé du poste

Secteur
Assistanat, Accueil & Services
Sous-secteur
Assistant(e) administratif/ve)
Industrie
Property
Localisation
Brussels-city
Type de contrat
Permanent
Nom du consultant
Julie Poubeau
Référence de l´offre
JN-062025-6766224

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